Case: IT-kumppanuus tuo mielenrauhaa Viita-Yhtiöiden arkeen
Kun tietotekniikka toimii, Viita-Yhtiöissä voidaan keskittyä kuljetuksiin, logistiikkaan ja asiakkaiden palvelemiseen. Mikropolix on vastannut yritysryhmän IT-tarpeisiin Riihimäellä jo vuodesta 2010 lähtien. Yhteistyössä yhdistyvät kattavat IT-palvelut, käyttötarkoitukseen sopivat laitteet ja matalan kynnyksen tuki.
Vuonna 1977 perustettu Viita-Yhtiöt on kuljetus- ja logistiikka-alalla toimiva perheyritys. Maa-, kiviaines- ja bioenergiakuljetusten lisäksi yritys tarjoaa suurteollisuudelle
logistiikkapalveluja, jotka ulottuvat aina tuotannossa tarvittavien materiaalien siirtämisestä
valmiiden tuotteiden käsittelyyn.
”Hoidamme sen, mitä asiakas tarvitsee omaan tuotantoonsa, sekä sen, mitä tuotteelle tapahtuu tuotannon jälkeen. Lisäksi omistamme Riihimäellä ja muilla toimipaikoilla kiinteistöjä, joita vuokraamme. Osassa tarjoamme myös terminaalipalveluja”, kertoo hallintopäällikkö Kristiina Viita.
Kun mukaan lasketaan kaikki konsernin osat, kokonaisuus työllistää vajaat 400 ihmistä. Toimintaa on useilla paikkakunnilla Riihimäeltä Harjavaltaan, Poriin ja Kokkolaan sekä
Siilinjärveltä Mäntsälään ulottuvilla akselilla.
Toimivat laitteet ja luotettavat IT-palvelut tukevat päivittäistä työtä niin toimistolla kuin tien päällä. Ohjelmistoja tarvitaan esimerkiksi kuljetusten suunnittelussa ja päivittäisen toiminnan ohjaamisessa. Myös yhtiön kuljettajat tallentavat työtehtävien ja kuljetusten tiedot sähköisiin järjestelmiin.
Riihimäellä IT-kokonaisuudesta huolehtii paikallinen luottokumppani – Mikropolix.
Kristiina Viita ja Juha Mäkelä ovat tehneet yhteistyötä vuodesta 2010. Vuosien aikana rakentunut luottamus on syventänyt yhteistyön tiiviiksi IT-kumppanuudeksi.
Ohjelmistopulmasta luottamukselliseen kumppanuuteen
Yhteistyö alkoi vuonna 2010, kun Viita-Yhtiöt tarvitsi apua silloisen talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistonsa kanssa.
Yrityksen omalla palvelimella toimineen ohjelmiston päivitykset aiheuttivat ajoittain huomattavia häiriöitä. Hallintopäällikkö Viita muistelee, että tärkeintä oli löytää kumppani, joka ottaisi asian hoitaakseen.
”Sanoin silloin aika painokkaasti, että nämä järjestelmät on nyt saatava toimimaan. Mikropolix valikoitui kumppaniksi paitsi paikallisuutensa myös ratkaisukeskeisen asenteensa ansiosta.”
Mikropolixin yrittäjä ja toimitusjohtaja Juha Mäkelä muistaa, kuinka heillä oli jo ennestään kokemusta ongelmia aiheuttaneesta ohjelmistosta.
”Osa asiakkaistamme oli käyttänyt samaa ohjelmistoa jo aiemmin. Olimme suoraan yhteydessä ohjelmistotoimittajan teknisiin asiantuntijoihin ja saimme yhdessä ongelman ratkaistua.”
Valmius selvittää ongelmat ja joustaa tarvittaessa vakuutti viitalaiset siitä, että uuden IT-kumppanin osaamiseen ja palveluun saattoi luottaa. Luottamuksen myötä yhteistyötä oli luontevaa laajentaa.
Pian talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmiston tuen rinnalle tulivat uusi palvelin, työasemat – ja vähitellen kaikki muutkin Riihimäen päätoimipisteen IT-palvelut.
Palvelut ja laitteet saman kumppanin kautta
Nykyisin Mikropolix huolehtii Riihimäellä Viita-Yhtiöiden työasemista, pilvipalveluista, tietoturvaratkaisuista ja IT-tuesta.
Kokonaisuuteen kuuluu noin kaksikymmentä työasemaa. Omia palvelimia ei enää tarvita toimistolla, sillä työympäristö toimii Mikropolixin konesalista käsin.
”Kun Kristiina kirjautuu koneelleen, työympäristö avautuu käyttöön meidän konesalistamme. Työaseman ei tarvitse olla erityisen tehokas, koska laskentateho tulee palvelimiltamme”, Mäkelä selventää.
Pilvipalvelun hyöty näkyy erityisesti mahdollisuutena työskennellä eri paikoissa. Tarvittavat ohjelmistot ja tiedot ovat käytettävissä myös toimiston ulkopuolella.
”Se on helpottanut minun työskentelyäni aivan älyttömästi. Otan läppärin mukaan, ja kun pääsen nettiin, pystyn tekemään töitä tavalliseen tapaan. Se on juuri niin yksinkertaista kuin minulle on luvattu”, Viita kuvailee.
Myös laitteiden valinta helpottuu, kun kumppani tuntee yrityksen ja eri käyttäjien tarpeet. Hallinnossa, kuljetusten suunnittelussa ja kuljettajan työssä laitteilta tarvitaan erilaisia ominaisuuksia.
”Kuljettajillamme on älypuhelinten lisäksi tabletit, joilla he kirjaavat työtehtävät, kuljetukset ja niihin käytetyn ajan. Myös joidenkin asiakkaiden järjestelmiin täytyy päästä kirjautumaan, ja tabletilla se on helpompaa kuin puhelimella”, Viita avaa kuljettajien arkea ja jatkaa:
”Mikropolixilla osataan katsoa, millaisen tietokoneen tai laitteen kukakin meistä tarvitsee. Saamme selkeät vaihtoehdot ja ymmärrettävän kuvauksen niiden eroista. Sen perusteella meidän on helpompi päättää, mitä lopulta hankimme.”
Mikropolix tuntee viitalaisten laitetarpeet ja auttaa valitsemaan sopivat työkalut. Käytetyt tietokoneet ovat osoittautuneet kustannustehokkaaksi ja vastuulliseksi vaihtoehdoksi.
Käytetty tietokone on vastuullinen valinta
Suuri osa Viita-Yhtiöiden työasemista on hankittu käytettynä.
Kaikkeen työhön ei tarvita uusinta laitetta, ja pilvipalvelun ansiosta tietokoneen omalle suorituskyvylle asetettavat vaatimukset ovat monessa tehtävässä maltilliset.
”Kun tiedämme, mihin käyttöön kone tulee, osaamme valita siihen sopivan laitteen. Kolme tai neljä vuotta vanha, laadukas yrityskone tarjoaa toimistotyöhön edelleen enemmän kuin riittävästi tehoa”, Mäkelä havainnollistaa.
Viita-Yhtiöille käytettyjen laitteiden suosiminen on myös vastuullisuusvalinta. Hankinnoissa painaa hinnan lisäksi halu hyödyntää käyttökelpoisia tuotteita mahdollisimman pitkään. Uutta ei tarvitse ostaa, jos olemassa oleva vastaa työn tarpeisiin.
”Kyse ei ole pelkästään hinnasta. Miksi ostaisimme aina uutta, jos vähän käytetty sopii meille aivan hyvin? Olemme hyödyntäneet olemassa olevaa jo ennen kuin siitä tuli muoti-ilmiö”, Viita perustelee.
Sama ajattelu näkyy esimerkiksi yhtiön toimistokalusteissa. Työtuoleja lukuun ottamatta
niin työpöydät kuin suurin osa toimistokalusteista ovat olleet käytössä muualla ennen
päätymistään Viita-Yhtiöille.
Käytettyjen koneiden suorituskyvyssä tai toimivuudessa ei ole havaittu puutteita uusiin verrattuna. Huoltotarpeitakin on ollut vähän, ja vastaan tulleet ongelmat ovat liittyneet lähinnä laitteen putoamiseen tai muuhun fyysiseen vaurioon.
Hyväksi havaitusta hankintatavasta aiotaan pitää kiinni myös jatkossa.
”Ei toimivaa konseptia ole mitään järkeä muuttaa”, Viita toteaa.
Tuttu numero, nopeat vastaukset
Mikä sitten on Viita-Yhtiöille yhteistyön tärkeintä antia?
Mielenrauha.
Mikropolixin tarjoamien IT-tukipalvelujen ansiosta Viita-Yhtiöiden ei tarvitse palkata omaa IT-työntekijää, vaan samalta kumppanilta saa apua niin laitevalintoihin kuin yllättäviin pulmiin.
”Minulla on aina yksi numero, johon soitan, ja tiedän saavani vastauksen. Asiakkaan näkökulmasta on todella tärkeää, että vastaus tulee nopeasti”, Viita painottaa.
Yhtä olennaista on tapa, jolla kysymyksiin suhtaudutaan. Hallintopäällikkönä Viita ei pidä itseään tietotekniikan asiantuntijana. Sen sijaan hän arvostaa sitä, että asiat selitetään ymmärrettävästi.
”Kysymyksiäni ei ole koskaan vähätelty. Jos mietin, olenko tehnyt jotain laitteillani väärin – tai voiko työasemallani olla virus – saan varmasti asiallisen vastauksen. Kaikki huoleni otetaan vakavasti.”
Mäkelän mukaan matala yhteydenottokynnys palvelee molempia osapuolia.
”Asiakkaan mielestä pieni tai aiheeton kysymys voi osoittautua meillä erittäin tärkeäksi havainnoksi. Siksi on hyvä kysyä ja lähettää viestiä.”
Paikallisuus helpottaa myös käytännön asiointia. Laitteen voi tarvittaessa viedä nopeasti huoltoon, tai Mikropolixin asiantuntija voi tulla käymään toimistolla. Henkilöstön vähäisen vaihtuvuuden ansiosta apua saa vuodesta toiseen tutuilta IT-tukihenkilöiltä.
”Meille on tärkeää myös se, että tuemme yhteistyöllä paikallista yrittäjyyttä ja siten koko paikkakunnan hyvinvointia”, Viita lisää.
Kristiina Viita arvostaa sitä, että Mikropolixilta saa apua tutusta numerosta. Kysymyksiin vastataan nopeasti ja ymmärrettävästi, minkä lisäksi pieniinkin huoliin suhtaudutaan vakavasti.
Kehitystä oikeaan aikaan
Kuudentoista vuoden yhteistyön aikana omista palvelimista on siirrytty pilvipalveluihin. Mäkelä näkee kehityksen jatkuvan samaan suuntaan. Pilviympäristöä ja sen kapasiteettia kehitetään käytettävien ohjelmistojen ja asiakkaan tarpeiden mukaan.
”Jos käyttöön tulee uusia ohjelmistoja, meidän tehtävämme on selvittää, miten ne toimivat pilviympäristössä ja kuinka paljon ne tarvitsevat resursseja. Tarvittaessa lisäämme tehoa konesalimme puolella, jotta työskentely jatkuu sujuvana.”
Viita-Yhtiöissä voidaan luottaa siihen, että tuttu kumppani osaa arvioida myös uudistusten oikean ajankohdan. Pitkä yhteistyö auttaa hahmottamaan, millaiset ratkaisut palvelevat yrityksen arkea ja mihin kannattaa seuraavaksi panostaa.
”Meidän ei tarvitse itse tietää, milloin kannattaa siirtyä seuraavaan ratkaisuun. Luotan siihen, että Juha tunnistaa oikean hetken. Emme hätiköi, mutta pidämme välineet riittävän nykyaikaisina ja tehokkaina”, Viita tiivistää odotuksensa.
Yhteistyön jatko rakentuu toimivien ratkaisujen ja avoimen keskustelun varaan. Kun kumppanin osaamiseen voi luottaa ja tarpeista puhua suoraan, tulevia uudistuksia ei tarvitse pohtia yksin.
”Luotettavuus on yksi yhteistyömme oleellisimmista asioista. Arvostan sitä, että pystymme olemaan rehellisiä puolin ja toisin”, Viita kiteyttää.
